Beschreibung der Auftragsverarbeitung

1. Gegenstand der Auftragsverarbeitung

Gegenstand der Auftragsverarbeitung ist die Bereitstellung und der Betrieb der Softwarelösung KüchenLead für den Auftraggeber.

KüchenLead ermöglicht es dem Auftraggeber, Anfragen von Interessenten über einen digitalen Küchenberater strukturiert zu erfassen, zu qualifizieren und zur weiteren Beratung und Kontaktaufnahme bereitzustellen.

Hierzu verarbeitet KüchenLead personenbezogene Daten, die Interessenten im Rahmen einer Anfrage über den digitalen Küchenberater übermitteln.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• digitale Erfassung von Interessentenanfragen,
• strukturierte Abfrage von Angaben zur geplanten Küche,
• Qualifizierung und Strukturierung von Anfragen,
• Erfassung von Kontaktmöglichkeiten,
• Erfassung von Planungswünschen und Planungsinformationen,
• Entgegennahme von Termin- oder Rückrufwünschen,
• Entgegennahme von Grundrissen, Bildern und sonstigen Planungsunterlagen,
• Speicherung der Anfrage während der vorgesehenen Aufbewahrungsdauer,
• Bereitstellung der Anfrage für den Auftraggeber,
• elektronische Übermittlung beziehungsweise Benachrichtigung des Auftraggebers über neue Anfragen,
• technische Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verarbeitung, Zustellung und Löschung der Daten.

Eine Verarbeitung zu eigenen Werbe-, Profilbildungs- oder sonstigen mit dem Auftrag unvereinbaren Zwecken durch KüchenLead erfolgt nicht.

3. Art der Verarbeitung

Im Rahmen der vereinbarten Leistung können insbesondere folgende Verarbeitungsvorgänge stattfinden:

• Erheben,
• Erfassen,
• Strukturieren,
• Ordnen,
• Speichern,
• Auslesen,
• Abfragen,
• Anzeigen,
• Übermitteln,
• Bereitstellen,
• Berichtigen auf dokumentierte Weisung,
• Einschränken,
• Exportieren,
• sowie Löschen personenbezogener Daten.

Die Verarbeitung erfolgt automatisiert über die technische Infrastruktur von KüchenLead sowie, soweit erforderlich, durch autorisierte administrative Zugriffe zum Betrieb, Support, zur Fehlerbehebung, Sicherheit oder zur Umsetzung dokumentierter Weisungen des Auftraggebers.

4. Kategorien betroffener Personen

Von der Auftragsverarbeitung können insbesondere folgende Personengruppen betroffen sein:

• Interessenten des Auftraggebers,
• potenzielle Kundinnen und Kunden des Auftraggebers,
• sonstige natürliche Personen, die über den digitalen Küchenberater eine Anfrage an den Auftraggeber übermitteln.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Abhängig von den Angaben des jeweiligen Interessenten können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Kontakt- und Stammdaten

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• gegebenenfalls weitere freiwillig übermittelte Kontaktangaben.

Angaben zur Küchenplanung und Anfrage

• gewünschter Küchenstil,
• Vorstellungen und Wünsche zur geplanten Küche,
• Budget beziehungsweise Budgetrahmen,
• gewünschter Planungs- oder Realisierungszeitraum,
• Raum- und Planungsinformationen,
• Angaben zu Geräten und Ausstattung,
• Termin- oder Rückrufwünsche,
• sonstige im Rahmen der digitalen Erstberatung übermittelte Angaben.

Hochgeladene Dateien und Inhalte

• Grundrisse,
• Raumfotos,
• Inspirationsbilder,
• Planungsunterlagen,
• PDF-Dokumente,
• sonstige vom Interessenten im Rahmen der vorgesehenen Upload-Funktion übermittelte Inhalte.

Technische und betriebliche Daten

Soweit für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb von KüchenLead erforderlich, können außerdem technische Informationen verarbeitet werden, insbesondere:

• technische Anfrage- und Verarbeitungszeitpunkte,
• Zuordnung einer Anfrage zum jeweiligen Küchenstudio,
• technische Datei- und Speicherreferenzen,
• Versand- und Zustellstatus,
• technische Sicherheits- und Missbrauchsschutzinformationen,
• für die technische Fehleranalyse erforderliche Betriebsinformationen.

Technische Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet, der für Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung und Missbrauchsschutz erforderlich ist.

6. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die bestimmungsgemäße Nutzung von KüchenLead ist nicht auf die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO ausgelegt.

Hierzu gehören insbesondere Gesundheitsdaten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, Angaben zur ethnischen Herkunft, politischen Meinung, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder zum Sexualleben beziehungsweise zur sexuellen Orientierung.

Der Auftraggeber soll KüchenLead nicht gezielt zur Erhebung oder Verarbeitung solcher Daten einsetzen, sofern dies nicht zuvor ausdrücklich vereinbart und datenschutzrechtlich geprüft wurde.

7. Dauer der Auftragsverarbeitung

Die Auftragsverarbeitung erfolgt grundsätzlich für die Dauer des zwischen Auftraggeber und KüchenLead bestehenden Hauptvertrags.

Personenbezogene Daten werden innerhalb dieses Zeitraums nur entsprechend den für KüchenLead festgelegten Aufbewahrungs- und Löschfristen gespeichert.

Nach Beendigung des Hauptvertrags werden die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten entsprechend den Regelungen der AVV, dem vereinbarten Löschkonzept und den dokumentierten Weisungen des Auftraggebers gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

Technisch notwendige Sicherungskopien können für einen begrenzten Zeitraum fortbestehen und werden entsprechend dem vorgesehenen Backupzyklus gelöscht beziehungsweise überschrieben.

8. Häufigkeit der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt fortlaufend beziehungsweise anlassbezogen während der Vertragslaufzeit, insbesondere wenn Interessenten Anfragen über den für den Auftraggeber bereitgestellten digitalen Küchenberater übermitteln oder der Auftraggeber die ihm bereitgestellten Daten im Rahmen der vereinbarten Funktionen verarbeitet.

9. Weisungen des Auftraggebers

Die Verarbeitung erfolgt entsprechend den dokumentierten Weisungen des Auftraggebers.

Hierzu gehören insbesondere:

• der Hauptvertrag,
• die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einschließlich ihrer Anlagen,
• die vom Auftraggeber vorgenommenen beziehungsweise beauftragten Einstellungen und Konfigurationen von KüchenLead,
• sowie ergänzende Weisungen des Auftraggebers in Textform.

Die näheren Regelungen zur Weisungsbefugnis ergeben sich aus der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Diese Anlage 1 ist Bestandteil der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO zwischen dem jeweiligen Auftraggeber und KüchenLead.